Opracowanie dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych

Zgodnie z aktualnymi wymogami ustawy o ochronie danych osobowych, każdy podmiot przetwarzający dane osobowe zobowiązany jest do opracowania i wdrożenia przynajmniej następujących wewnętrznych regulacji z zakresu ochrony danych osobowych:

• Polityki bezpieczeństwa
• Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych

Minimalny zakres informacji i procedur jakie powinny obejmować powyżej wskazane dokumenty reguluje Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004 r. Nr 100, poz. 1024).

Warto zaznaczyć, że każda procedura powinna być dostosowana do realiów działalności konkretnej organizacji, w przeciwnym wypadku rozwiązania w niej przewidziane mogą przysporzyć wiele problemów oraz narazić organizację na dodatkowe koszty i straty.

Codzienna praktyka związana z potrzebą przetwarzania danych osobowych oraz nowe wymagania prawne jakie zostały wprowadzone nowelizacją ustawy o ochronie danych osobowych 1 stycznia 2015 r. powodują, że w rzeczywistości niejednokrotnie pojawia się potrzeba wdrożenia dodatkowych wewnętrznych procedur z zakresu ochrony danych osobowych.

JDS Consulting zapewnia swoim klientom opracowanie zarówno regulacji obligatoryjnie wymaganych na gruncie obowiązujących przepisów prawa jak i wszelkich innych, które pozwalają lepiej przygotować organizację oraz jej pracowników do przetwarzania danych osobowych zgodnie z poszczególnymi wymogami ustawowymi.

Zapewniamy opracowanie dedykowanych polityk i procedur, każdorazowo dostosowanych
do specyfiki i sposobu funkcjonowania konkretnej organizacji, w tym między innymi:

1. Polityki bezpieczeństwa
2. Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych
3. wzorów dokumentacji i formularzy związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym m.in.: upoważnień do przetwarzania danych osobowych, ewidencji osób upoważnionych, oświadczeń pracowników o zachowaniu tajemnicy
4. wzorów klauzul do stosowania: oświadczeń o wyrażeniu „zgody” na przetwarzanie danych osobowych wraz z określeniem przypadków w zakresie ich stosowania, treści klauzul informacyjnych zgodnie z art. 24 i 25 ustawy o ochronie danych osobowych wraz z określeniem przypadków w zakresie ich stosowania
5. wzorów umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz umów udostępnienia danych (lub opracowanie nowych zapisów lub aneksów do istniejących umów)
6. Procedur określających sposób realizacji poszczególnych nowych zadań z zakresu ochrony danych osobowych wynikających z nowelizacji ustawy:

• procedura realizacji sprawdzeń planowych, doraźnych, na żądanie GIODO z dedykowanymi wzorami
• zasady opracowywania sprawozdań z przeprowadzonych sprawdzeń ze wzorem sprawozdania
• procedura realizacji nadzoru nad opracowaniem i aktualizacją dokumentacji przetwarzania danych osobowych
• instrukcja przeprowadzania szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych oraz zapoznawania z wymaganiami ustawy osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych