Szkolenia
Blog
Seminarium Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Szanowni Państwo,
W ostatnim czasie wyraźnie nasiliły się kontrole Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie wydatkowania przez pracodawcę środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Szczegółowym kontrolom podlegają zasady oraz kryteria wydatkowania środków z Funduszu, pod kątem weryfikacji czy działania te są realizowane zgodnie z wymogami ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Wydatkowanie środków w sposób niezgodny z przepisami prawa lub z ich przeznaczeniem powoduje, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych świadczenia te traktuje jako podlegające wliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Praktyka orzecznicza ZUS oraz sądów wyraźnie wskazuje, że pracodawcy jako administrujący Środkami Funduszu, wielokrotnie popełniają błędy skutkujące wydaniem negatywnych wobec nich decyzji i wyroków. Problematyczne okazuje się zarówno stosowanie właściwych kryteriów w wydatkowaniu środków, klasyfikacja konkretnych rodzajów świadczeń jako świadczenia socjalne, a także tak podstawowe zagadnienia jak przeprowadzanie w sposób zgodny z wymaganiami prawnymi ocen sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób potencjalnie uprawnionych do świadczeń.
Ze względu na bardzo wrażliwy charakter danych, do jakich mają dostęp członkowie Komisji Socjalnych, problematyka Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest również niezwykle istotna z punktu widzenia działań kontrolnych Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zwłaszcza w kontekście zmian ustawy o ochronie danych osobowych, które weszły w życie 1 stycznia 2015 r. nadając nowe uprawnienia kontrolne GIODO.
W wielu przypadkach osoby wnioskujące o przyznanie określonego świadczenia socjalnego, dla „uzasadnienia” swoich potrzeb, przekazują obok swoich podstawowych danych osobowych, również te dotyczące stanu zdrowia ich i członków swoich rodzin oraz inne informacje objęte szczególną ochroną prawną (np. dokumentację medyczną). Sytuacja taka powoduje znaczny wzrost odpowiedzialności prawnej osób odpowiedzialnych z ramienia ZFSŚ za przetwarzanie i ochronę danych osobowych oraz narażenie na częstsze kontrole.
Zapraszamy Państwa do wzięcia udziału w Seminarium, w ramach którego uzyskacie Państwo dokładne wyjaśnienia i propozycje prawidłowego działania w najbardziej problematycznych obszarach związanych z zarządzaniem ZFŚS, takich jak:
- zasady prawidłowego wydatkowania środków z ZFŚS w celu uniknięcia ryzyka ich „oskładkowania”
- wymagania z zakresu ochrony danych osobowych obowiązujące przy przetwarzaniu danych osób wnioskujących o świadczenie z Funduszu
- w jaki sposób przygotować się do kontroli ZUS oraz GIODO? Jak postępować w trakcie kontroli?
Ponadto podczas Seminarium zostaną przedstawione propozycje zapisów w Regulaminie ZFŚS jak również przykładowe wzory dokumentacji niezbędne do ustalenia sytuacji socjalnej osób uprawnionych, a także wymagane prawnie klauzule z zakresu ochrony danych osobowych, które powinny być stosowane wobec wszystkich osób korzystających ze środków ZFŚS.
Zapraszamy do zapoznania z programem szczegółowym oraz do udziału w naszym Seminarium.
Serdecznie zapraszamy!
Anna Pylińska Menedżer Projektu
Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółowym programem szkolenia.
OTWARCIE SEMINARIUM
PANEL I – Zasady prawidłowego wydatkowania środków ZFŚS w orzecznictwie ZUS oraz sądów pracy i ubezpieczeń społecznych
- Możliwe kryteria przyznawania świadczeń z ZFŚS na gruncie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych
- Kryterium „dochodowe” a kryterium „socjalne” – jak je rozróżnić by nie narazić się na „oskładkowanie” świadczeń socjalnych?
- Przesłanki decydujące o spełnieniu kryterium socjalnego
- Obowiązek indywidualnej analizy sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych do świadczeń z ZFŚŚ
- Pojęcie „sytuacji rodzinnej” – w jaki sposób interpretują je polskie sądy i ZUS?
- Podstawy ustalania sytuacji socjalnej uprawnionych do świadczeń z ZFŚS
- Przyznawanie świadczeń tej samej wysokości (np. dofinansowanie zakupu przyborów szkolnych dla wszystkich dzieci pracowników w wieku szkolnym) i ryzyka prawne z tym związane
- Problemy prawne związane z wykorzystywaniem przez pracodawców środków ZFŚS w sposób ukierunkowany na „premiowanie” całej załogi i unikanie „różnicowania” pracowników ze względu na ich sytuację
- Omówienie różnych rodzajów świadczeń w kontekście możliwości zakwalifikowania ich jako świadczenia „socjalne” na tle interpretacji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:
- Bony towarowe
- Dofinansowanie na święta
- Dofinansowanie wycieczek pracowniczych
- Dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników
- Współfinansowanie imprez okolicznościowych (np. z okazji Dnia Kobiet) oraz integracyjnych
- Prywatna opieka medyczna
- Dofinansowanie zajęć sportowo - rekreacyjnych, biletów na wydarzenia kulturalne
- Udzielanie pomocy rzeczowej oraz finansowej
- Udzielanie wsparcia finansowego na cele mieszkaniowe
- inne
- Przypadki obligatoryjnego stosowania Prawa zamówień publicznych do wydatkowania środków z ZFŚS
PRZERWA
PANEL II – Ochrona danych osobowych w ZFŚS po nowelizacji ustawy o ochronie danych osobowych z 1 stycznia 2015 r.
- Wymogi prawne z zakresu ustawy o ochronie danych osobowych, jakie musi dopełnić pracodawca przetwarzając dane osobowe osób uprawnionych do uzyskiwania świadczeń z ZFŚŚ
- Zakres danych osobowych, jaki można żądać od osób ubiegających się o przyznanie świadczenia socjalnego oraz członków ich rodzin
- Podstawy prawne umożliwiające przetwarzanie danych osobowych w ramach ZFŚS - czy musimy zawsze prosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
- Obowiązki informacyjne z zakresu ochrony danych osobowych jakie należy dopełnić wobec osób ubiegających się o przyznanie świadczenia socjalnego
- Zasady bezpieczeństwa obowiązujące przy przetwarzaniu danych osobowych w formie papierowej i elektronicznej
- Okres w jakim może być przechowywana przez pracodawcę dokumentacja związana z udzieleniem świadczenia socjalnego
- Wymogi proceduralne jakie należy spełnić w celu zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych
- Wytyczne dla członków komisji socjalnej w zakresie zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych w ramach ZFŚS
- Okresowe sprawdzenia procesów przetwarzania i ochrony danych osobowych w ZFŚS – nowy wymóg prawa wprowadzony w styczniu 2015 r. przez nowelizację ustawy o ochronie danych osobowych
OBIAD
PANEL III – Skuteczne przygotowanie pracodawcy do kontroli ZFŚS realizowanej przez ZUS oraz Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
- Uznanie przez ZUS świadczeń wydatkowanych z ZFŚS jako dodatek do wynagrodzenia – konsekwencje dla pracodawcy
- W jakim zakresie i w oparciu o jakie kryteria może być kontrolowany ZFŚS przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
- Prawa i obowiązki podmiotu kontrolowanego podczas inspekcji ZUS
- Właściwe przygotowanie się do kontroli ZFŚS sprawowanej przez ZUS – na co należy zwrócić szczególną uwagę by nie narażać się na odpowiedzialność?
- Zakres i sposób kontroli prowadzonej przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
- Uprawnienia kontrolne inspektorów GIODO
- Najczęstsze uchybienia stwierdzane przez inspektorów GIODO w procesach przetwarzania i ochrony danych osobowych w ramach ZFŚS
- Konsekwencje prawne i organizacyjne kontroli GIODO
PRZERWA
PANEL IV – Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – co należy w nim zawrzeć, by zminimalizować ryzyka prawne po stronie pracodawcy?
- Procedury określające zasady przyznawania świadczeń socjalnych zgodnie z wymogami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - przykłady
- Wzory dokumentów niezbędne do ustalenia sytuacji socjalnej pracownika
- Wnioski o udzielenie świadczenia socjalnego
- Przykłady zapisów z zakresu ochrony danych osobowych jakie powinny znaleźć się w Regulaminie ZFŚS
ZAKOŃCZENIE SEMINARIUM
Zgłoszenie udziału do 6 listopada 2015: 590 zł + 23 % VAT – wpłata do dnia 13.11.2015
Zgłoszenie udziału po 6 listopada 2015: 890 zł + 23 % VAT – wpłata do dnia 13.11.2015
(cena obejmuje udział w zajęciach, materiały szkoleniowe, konsultacje z wykładowcą, przerwy kawowe, obiad oraz wydanie certyfikatu)
Brak płatności w terminie do 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia spowoduje wzrost opłaty o 10% kwoty brutto
RABATY:
●10 % dla osób, które posiadają aktualne certyfikaty uczestnictwa z poprzednich przedsięwzięć JDS Consulting:
(okres korzystania z rabatów wynosi 1 rok od daty wydania ostatniego posiadanego przez Państwa dokumentu)
● w przypadku uczestnictwa dwóch lub więcej osób z jednej firmy/instytucji, koszt uczestnictwa każdej z nich należy pomniejszyć o 5 %
Rabaty nie podlegają sumowaniu