Dział HR postanawia zatrzymać CV kandydatów „na przyszłość”. Czy ma do tego prawo?

Rekrutacja to obszar, w którym HR przetwarza ogromne ilości danych, w tym dane wrażliwe, rekomendacje, wyniki testów, nagrania wideo. Gdy pojawia się pomysł budowy „bazy talentów”, ryzyko naruszeń wzrasta.

„Typowe” problemy zaczynają się, gdy:

• CV są przechowywane dłużej, niż wynika to z celu rekrutacji – bez ważnej podstawy prawnej i bez zgody kandydata na dalsze procesy.
• Jedna baza CV służy „do wszystkiego” – niezależnie od celu przetwarzania danych i udostępniana wielu podmiotom, np. spółkom powiązanym.
• Nikt nie weryfikuje, czy zgody rekrutacyjne mają poprawną treść, są dobrowolne i czy kandydat faktycznie wie, na co się godzi.
• HR wysyła CV dalej: do innej spółki, klienta, partnera bez rzetelnej oceny roli podmiotu i bez posiadania odpowiednich umów.

W 2024 roku NSA wyraźnie stwierdził, że CV można przechowywać przez okres nawet do 3 lat w oparciu o uzasadniony interes, ale tylko w konkretnym celu tj. ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Jeśli natomiast dział HR chce budować „bazę talentów”, do wykorzystania CV w tym celu potrzebna jest świadoma, wyraźna zgoda kandydata.

Dużym wsparciem dla HR w tym obszarze może być Inspektor Ochrony Danych. Pomaga on m.in.:

✅ wesprzeć HR określeniu prawidłowych okresów przechowywania CV i jasnych zasad dla „bazy talentów”,

✅ sprawdzić zgodność z RODO formularzy zgód i klauzul informacyjnych,

✅ zweryfikować relacje z agencjami, klientami i innymi podmiotami, którym przekazywane są CV.

Dzięki temu HR nie musi samodzielnie interpretować przepisów ani brać na siebie pełnej odpowiedzialności za zgodność. Jednocześnie może nadal skutecznie rekrutować i budować bazę kandydatów.

Masz w firmie „archiwum CV na wszelki wypadek” i nie wiesz, czy to zgodne z RODO? Zanim zapyta o to urząd, lepiej by zrobił to dla Ciebie o Inspektor Ochrony Danych. Jeśli potrzebujesz wsparcia zewnętrznego IOD, skontaktuj się z nami.