Najwięcej skarg pracowników i kontroli ze stronu organu nadzorczego dotyczy dziś nie tabel i regulaminów, ale… monitoringu.

Z punktu widzenia prawa pracy i RODO, to HR inicjuje lub współtworzy projekty, które bardzo łatwo mogą przekroczyć granicę między uzasadnioną kontrolą a nadmierną inwigilacją. Bez wsparcia Inspektora Ochrony Danych każde takie wdrożenie niesie poważne ryzyko prawne i wizerunkowe.

Gdzie najczęściej zaczynają się problemy?

•  Firma wprowadza monitoring kamer, GPS lub systemy lokalizacji pracowników bez poprzedzającej analizy ryzyka i oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), choć przy tak „inwazyjnych” rozwiązaniach jest ona często obowiązkowa.
• Biometria (odciski palców, rozpoznawanie twarzy) stosowana jest do ewidencji czasu pracy lub kontroli dostępu, mimo że przepisy przewidują jej dopuszczalność tylko w wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach.
• Pracownicy nie są wprost i jasno informowani, co dokładnie jest monitorowane, w jakim celu i przez jaki czas. To narusza wymogi RODO i Kodeksu pracy.
• Dane z monitoringu, GPS czy logów systemowych są gromadzone „na wszelki wypadek”, bez realnej potrzeby, naruszając zasadę minimalizacji i ograniczenia celu.

Inspektor Ochrony Danych może realnie odciążyć HR w takich projektach, m.in. poprzez:

✅ ocenę, czy dany monitoring jest w ogóle dopuszczalny i w jakim zakresie,

✅ przygotowanie rekomendacji czy wsparcie w ustaleniu regulaminów dla pracowników,

✅ udział w ocenie skutków dla ochrony danych (DPIA) i wskazanie środków ograniczających ryzyko,

✅ weryfikację umów z dostawcami systemów pod kątem zgodności z RODO.

Dzięki IOD dział HR nie zostaje sam z pytaniem: „czy możemy tak monitorować pracowników?”, a zarząd firmy ma dowód, że ryzyka zostały przeanalizowane i odpowiednio udokumentowane.

Planujesz wprowadzenie monitoringu, śledzenia GPS albo biometrię pracowników? Dział HR nie wie, gdzie przebiega granica między kontrolą a naruszeniem prywatności? Zanim zrobi to organ nadzorczy, niech ten projekt zobaczy Inspektor Ochrony Danych. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz wsparcia IOD.